En un hotel, pocas llaves tienen tanto poder como la que utiliza el personal de limpieza para acceder a las habitaciones. Durante una sola jornada, un trabajador puede entrar en decenas de estancias, almacenes y zonas de servicio. Pero, ¿qué ocurre si esa llave maestra se pierde?
De repente, algo tan cotidiano como un descuido se convierte en un grave problema de seguridad. Ya no sabes quién puede tener la llave, dónde está ni si alguien podría usarla indebidamente para acceder a una habitación.
Y es que el control de accesos del personal de limpieza es una parte fundamental de la seguridad y la operativa de cualquier establecimiento. Por eso, digitalizar las credenciales del staff puede ayudarte a eliminar muchos de los problemas asociados a las llaves maestras tradicionales.
En este artículo te contamos cómo funciona esa digitalización de accesos y qué ventajas puede aportar a tu hotel.
¿Qué pasa cuando se pierde una llave maestra de hotel?
Imagina que termina el turno de limpieza y uno de los trabajadores se da cuenta de que no encuentra su llave. Empieza entonces la búsqueda: se revisan carros, habitaciones, zonas comunes y espacios de servicio… pero la llave no aparece.
El problema es que una llave maestra de hotel no da acceso a una sola puerta. Dependiendo de cómo esté configurado el establecimiento, puede permitir entrar en numerosas habitaciones o zonas internas.
Por eso, perderla puede traducirse en:
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Incertidumbre sobre quién tiene acceso a determinadas habitaciones.
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Más trabajo para los responsables de seguridad y mantenimiento.
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Necesidad de intervenir sobre los accesos afectados.
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Pérdida de tiempo buscando o sustituyendo la credencial.
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Un riesgo de seguridad que permanece mientras la llave siga activa.
Básicamente, el principal problema de una llave física es que, cuando se pierde, no puedes hacer que deje de funcionar a distancia.
Del manojo de llaves a las credenciales digitales
Afortunadamente, la tecnología actual permite plantear el acceso del personal de una forma muy diferente. En lugar de trabajar con una llave física que concede acceso de manera permanente, es posible utilizar credenciales digitales asociadas a cada empleado.
¿La diferencia? Que el acceso deja de depender solo de aquello que el trabajador lleva en el bolsillo y pasa a estar definido por un plan de permisos.
Por ejemplo, el equipo de limpieza puede disponer de acceso a algunas habitaciones y zonas de servicio solo durante su jornada. Por su parte, el personal de mantenimiento puede contar con otros accesos y los responsables del hotel con permisos más amplios.
Al final, no todos los trabajadores necesitan tener acceso a todo el hotel ni durante las 24 horas del día. Además, si un empleado deja de necesitar una credencial, sus permisos pueden modificarse o retirarse sin depender de recuperar una llave física.
¿Por qué digitalizar el control de accesos del personal de limpieza?
Digitalizar los accesos de un hotel implica mucho más que sustituir una llave metálica por una credencial electrónica. El verdadero cambio está en la capacidad de gestionar quién puede acceder, dónde y cuándo.
Esto aporta varias ventajas a la operativa del hotel:
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Mayor control de los permisos. Cada empleado puede disponer únicamente de los accesos necesarios para realizar su trabajo.
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Más flexibilidad. Los permisos pueden adaptarse a diferentes perfiles, horarios y necesidades.
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Menos dependencia de llaves físicas. Se reducen los problemas asociados a pérdidas y a la gestión diaria de grandes juegos de llaves.
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Mayor trazabilidad. Los sistemas electrónicos permiten disponer de información sobre los accesos realizados.
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Una gestión más eficiente. Ante un cambio de personal o una incidencia, el hotel puede actuar sobre las credenciales sin tener que reorganizar todo su sistema de llaves.
Por eso, más que un gasto adicional en seguridad, debes entender la digitalización de accesos del personal de limpieza como una inversión en la optimización de costes operativos de tu hotel.
Cómo gestionar las credenciales del personal del hotel con OS Access
Eso sí, para llevar toda esta lógica a la práctica, necesitas contar con un sistema que te permita centralizar la gestión de empleados, perfiles y permisos. En Omnitec hacemos esto posible con OS Access, nuestro software de gestión de accesos para hoteles.
OS Access funciona en Cloud y puedes utilizarlo desde un navegador web. Entre sus funcionalidades se encuentran las Credenciales Staff, que permiten definir perfiles de empleados con permisos comunes.
Así, por ejemplo, puedes crear un perfil para el personal de limpieza y establecer los accesos correspondientes a ese grupo. También puedes establecer horarios laborales, restricciones o permisos específicos. Y si las necesidades cambian, siempre puedes modificar el plan de accesos.
Cuando la instalación dispone de conectividad online mediante gateways, además, la gestión puede realizarse en remoto, lo que evita tener que desplazarte hasta cada puerta para intervenir sobre las cerraduras.
UpKey: el smartphone como credencial para el personal
Otra forma de simplificar el día a día de tu equipo es utilizar el propio smartphone como llave. Con nuestra app UpKey, tus trabajadores pueden usar llaves electrónicas para acceder mediante Bluetooth a las distintas estancias en las que cuenten con permisos activos.
Así, el personal de limpieza podrá hacer su trabajo sin tener que llevar un pesado manojo de llaves de una habitación a otra.
Además, las eKeys pueden gestionarse y anularse desde el sistema. Esto facilita mucho la gestión ante cambios de turno, modificaciones de permisos o cualquier incidencia relacionada con una credencial.
Gateways y auditorías: más trazabilidad sobre los accesos
Asimismo, saber qué ha ocurrido cuando se produce una incidencia es esencial para poder analizarla, resolverla y evitar que se repita.
Por ello, en Omnitec ponemos a tu disposición una amplia gama de cerraduras electrónicas de hotel, como EVO y OS SLIM, que pueden formar parte de un ecosistema conectado mediante gateways. Estos dispositivos actúan como puente entre el Bluetooth de los equipos y el servidor, y están disponibles con diferentes tipos de conectividad.
Gracias a esta arquitectura, OS Access permite realizar auditorías online, gestionar credenciales, consultar niveles de batería y recibir diferentes alertas sin tener que desplazarte hasta cada dispositivo.
Así, ante una incidencia, tu hotel dispondrá de toda la información que necesite para actuar con mucha más rapidez.
Deja atrás las llaves maestras y mejora la seguridad de tu hotel
Como ves, digitalizar el control de accesos del personal de limpieza va mucho más allá de sustituir una llave por un smartphone.
Se trata de pasar de un sistema basado en llaves físicas difíciles de controlar cuando se extravían a una gestión en la que cada empleado dispone de unos permisos concretos y el hotel puede administrarlos de forma mucho más flexible.
En Omnitec llevamos más de 25 años desarrollando soluciones de seguridad hotelera y control de accesos para el sector hospitality. Con el software OS Access, UpKey, nuestros gateways y cerraduras electrónicas, podemos ayudarte a crear un sistema adaptado a la operativa de tu establecimiento.
¿Tu hotel sigue dependiendo de llaves maestras para gestionar el acceso del equipo de limpieza? Contacta con nuestro equipo y te ayudaremos a avanzar hacia una gestión más segura, eficiente y controlada. ¡Te esperamos!