¿Tu negocio ofrece habitaciones, salas o espacios que pueden reservarse solo durante unas horas? En estos casos, gestionar las entradas y salidas con la misma agilidad que las propias reservas es fundamental. Con un control de accesos por horas, puedes ajustar la validez de las credenciales al tiempo contratado y automatizar su caducidad cuando este termina.
Piensa, por ejemplo, en un viajero que reserva una habitación para una escala de cinco horas. O en un profesional que necesita una sala privada entre dos reuniones. En ambos casos, pasar por recepción para recoger y devolver una llave puede añadir pasos innecesarios a una estancia que, de hecho, debería ser rápida y flexible.
Por suerte, hoy en día la tecnología nos permite simplificar mucho esta operativa y adaptar los accesos a las particularidades de cada reserva.
En este artículo te contamos cómo gestionar los accesos en las reservas por horas, qué opciones existen y cómo automatizar parte del proceso para facilitar tanto el trabajo del establecimiento como la experiencia de sus clientes.
Reservas por horas: cuando cada minuto cuenta
No todas las estancias duran una noche completa. Cada vez existen más modelos de negocio en los que el cliente contrata un espacio solo durante el tiempo que necesita. Moteles, salas VIP de aeropuertos y estaciones, business centers, cabinas de descanso o espacios de coworking son buenos ejemplos de ello.
La particularidad está en que puede haber varias entradas y salidas durante una misma jornada. Una habitación puede estar reservada de 9:00 a 12:00 y de 15:30 a 19:00, y cada cliente debe acceder únicamente durante su periodo contratado.
Aquí es donde las llaves tradicionales empiezan a perder practicidad. Entregarlas, recuperarlas y controlarlas de forma manual supone añadir más tareas a una operativa que necesita ser ágil.
¿La alternativa? Hacer que el propio control de accesos se adapte a las horas de cada reserva.
¿Cómo funciona el control de accesos por horas?
La idea es fácil: en lugar de entregar una llave, se asigna al usuario una credencial temporal con una hora concreta de inicio y fin.
De esta forma, el acceso queda vinculado al periodo contratado. Cuando llega la hora establecida para terminar la estancia, la credencial caduca automáticamente.
Es una forma de automatizar una parte importante de la operativa y evita tener que retirar los permisos después de cada reserva. Además, aporta flexibilidad a establecimientos en los que cada jornada puede estar formada por multitud de franjas horarias diferentes.
Un buen sistema de automatización de accesos permite:
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Gestionar varias reservas de corta duración durante un mismo día.
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Adaptar cada credencial al horario concreto del usuario.
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Evitar que un permiso siga siendo válido una vez finalizado el periodo establecido.
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Reducir las gestiones presenciales en recepción.
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Facilitar un acceso más directo a clientes que viajan o trabajan con tiempos muy ajustados.
OS Access: gestión de accesos adaptada a cada reserva
Ahora bien, ¿cómo trasladamos este control de accesos por horas a la práctica? En Omnitec lo hacemos posible con OS Access, nuestro software de gestión de accesos, que permite establecer una hora concreta de entrada y otra de salida para una estancia, incluso cuando ambas tienen lugar el mismo día.
Imagina, por ejemplo, que un cliente reserva una habitación de 10:00 a 14:00. Su credencial puede configurarse para que sea válida durante esa ventana horaria y caduque automáticamente al alcanzar la hora de finalización.
Así, el control de acceso acompaña a la propia reserva: el permiso tiene una duración definida y no hace falta eliminarlo manualmente al terminar la estancia.
Además, esta automatización es muy útil cuando se gestionan muchas microestancias a lo largo de una misma jornada. Así, tu motel o negocio puede mantener un control preciso sobre quién tiene permiso para entrar en cada espacio y durante cuánto tiempo.
Tres formas de gestionar los accesos por horas
En Omnitec somos conscientes de que cada establecimiento tiene una operativa diferente. Por eso, nuestro software OS Access permite aplicar esta gestión horaria de tres formas distintas:
Código numérico: acceso sencillo y temporal
Una primera opción es utilizar un código de acceso temporal o passcode.
El usuario recibe un código que solo puede utilizar durante la ventana horaria establecida para su reserva. Una vez alcanzada la hora de finalización, deja de ser válido de forma automática.
Esto permite plantear procesos mucho más ágiles y reducir pasos en recepción, algo muy útil en reservas de corta duración.
eKey Bluetooth: el smartphone se convierte en la llave
Otra posibilidad es utilizar una eKey Bluetooth, una llave electrónica que el usuario recibe en su teléfono y que puede emplear como credencial de acceso. Con la app UpKey, el smartphone se convierte así en la propia llave.
¿La ventaja? El cliente no necesita recoger una tarjeta o una llave física antes de acceder. Su eKey tiene asociada la ventana temporal correspondiente a la reserva y deja de permitir el acceso cuando esta finaliza.
Tarjetas MiFare en modo full online
¿Y si el establecimiento prefiere seguir entregando tarjetas de proximidad? También es posible gestionar las reservas por horas mediante tarjetas MiFare en modo full online.
Para ello, la instalación debe contar con un gateway online, que proporciona la conectividad necesaria entre los dispositivos y el servidor Cloud.
De esta manera, los permisos pueden mantenerse actualizados y la tarjeta funciona dentro de la ventana horaria definida para el usuario.
Menos tareas manuales, más control sobre cada reserva
Cuando hablamos de reservas por horas en un hotel o en cualquier espacio de tránsito, unos pocos minutos pueden tener mucha más importancia que en una estancia convencional.
El viajero que está haciendo una escala probablemente quiera aprovechar al máximo sus horas de descanso. Y quien reserva una sala entre dos compromisos tampoco quiere dedicar parte de ese tiempo a realizar gestiones innecesarias.
Automatizar los accesos ayuda a reducir esos pasos y, al mismo tiempo, simplifica el trabajo del establecimiento.
Y es que el equipo puede gestionar diferentes ventanas horarias y dejar que las propias credenciales caduquen al finalizar cada periodo, lo que reduce la dependencia de tareas manuales asociadas a la entrega y retirada de permisos.
Todo ello, además, manteniendo el control sobre quién puede acceder, dónde y durante qué periodo.
Un sistema de accesos que se adapta a tu modelo de negocio
En definitiva, cuando el tiempo forma parte del propio servicio, tiene sentido que el sistema de accesos también pueda adaptarse a él.
Una habitación reservada durante cuatro horas, una cabina de descanso durante dos o una sala VIP durante una escala tienen necesidades diferentes a las de una estancia convencional. Por eso, disponer de credenciales con una hora definida de entrada y salida permite crear una operativa mucho más flexible.
Con OS Access, estas ventanas horarias pueden gestionarse mediante códigos numéricos, eKeys Bluetooth o tarjetas MiFare en modo full online, haciendo que cada permiso se ajuste al periodo establecido. Porque, al final, se trata de que la tecnología acompañe a tu modelo de negocio.
¿Gestionas un motel u otro espacio con reservas de corta duración? En Omnitec podemos ayudarte a encontrar la solución de control de accesos que mejor se adapte a ti. ¡No esperes más y ponte en contacto con nosotros!