Las oficinas coworking ya no son cosa del futuro: forman parte del presente más inmediato. Según el estudio Global Coworking Growth Study 2020, se prevé que estos espacios lleguen a los 40.000 en todo el mundo para 2024, cuando más de 5 millones de personas habrán adaptado esta forma de trabajo, con un espectacular crecimiento de un 158% con respecto a 2020, cuando ya se habían alcanzado las 20.000 oficinas de espacio compartido.
Salvo excepciones, este nuevo concepto de trabajo apenas cuenta con una década de existencia, por lo que las soluciones que han ofrecido desde sus inicios se han caracterizado por la innovación y la tecnología. También en el control de accesos, el tema que vamos a abordar en este artículo, en el que descubrimos las tendencias para entrar en estos espacios de forma segura, flexible y cómoda.
3 claves para el acceso al coworking: Seguridad, flexibilidad y tecnología
Existen diferentes formas de acceder a estos espacios de trabajo compartido: desde las llaves mecánicas y convencionales, hasta gestión con recepción durante el horario de apertura. Pero lo cierto es que estos espacios “nativos digitales” han sabido adaptarse a la perfección a las necesidades de sus usuarios (generalmente emprendedores con un perfil tecnológico alto), ofreciendo un sistema de acceso basado en la tecnología Bluetooth Low Energy (BLE) que permite que puedan abrir las puertas de forma completamente segura y sin la necesidad de contar con personal permanente. Estas son las claves del éxito de esta solución:
1. Seguridad
Los accesos más modernos a los espacios de coworking se realizan mediante cerraduras electrónicas como las de los hoteles, que también se utilizan en ámbitos tan variados como el escolar, las oficinas, los gimnasios o los centros sanitarios. Estas cerraduras electrónicas permiten que los usuarios puedan contar con una llave digital, pero eliminando los riesgos de pérdidas o de copias no autorizadas.
Por las características de estos espacios, el dispositivo de apertura idóneo es la tecnología Bluetooth, a través del teléfono móvil. Con una aplicación, solo el usuario titular de la plaza del coworking podrá abrir la puerta con su Smartphone, frente a otras alternativas como las tarjetas o las claves que en un momento dado se podrían prestar a usuarios no autorizados para que hagan uso de las instalaciones.
Además, rara vez el usuario olvidará su “llave”, su teléfono móvil, algo que es más habitual en el caso de tarjetas de acceso o de códigos.
2. Flexibilidad
Los coworking son espacios vivos en los que los usuarios entran y salen con horarios completamente diferentes. Por eso, contar con un control de accesos digital -tanto para los usuarios como para los gestores- permite una flexibilidad sin precedentes. Además, para el propietario del coworking brinda la oportunidad de no tener que contar con personal en las instalaciones en todo momento. Algo que, dependiendo del número de plazas, puede resultar económicamente no viable.
3. Tecnología
La tecnología está en el ADN de los modernos coworking. Y, del mismo modo, su forma de acceso más popular también se sirve de ella para ofrecer una serie de características que hace una década, con el nacimiento de los primeros espacios de este tipo, era impensable.
El acceso mediante Smartphone permite que los coworkers puedan abrir la puerta principal y las interiores mediante su App. Incluso da la posibilidad de que cada usuario tenga acceso a zonas diferentes del espacio en función de su cuota.
Por ejemplo, puede haber usuarios con una cuota básica que solo accedan a la zona principal, mientras que otros pueden tener permiso para usar las salas de reuniones. También es posible gestionar las reservas de salas concretas otorgando el permiso a un usuario determinado para que acceda durante el tiempo en el que ha solicitado el alquiler de un espacio. Por supuesto, los accesos se pueden configurar en horario, denegando los accesos de los usuarios fuera del tiempo de apertura de las instalaciones.
Y todo ello sin la necesidad de que una persona de la organización esté presente, ya que son gestiones que se pueden hacer online. Ahora veremos cómo hasta el control de la persiana metálica de la puerta principal se controla de esta manera.
¿Cómo funciona un sistema de accesos para un coworking? Así trabajamos en Omnitec
En Omnitec contamos con varios años llevando esta teoría a la práctica con la instalación de cerraduras electrónicas en espacios coworking, un sector que está en pleno auge. Si gestionas uno de estos espacios, puedes ponerte en contacto con nosotros para que estudiemos tu proyecto y te podamos ofrecer un presupuesto y un plan de implementación.
La instalación
En estos casos trabajamos con el dispositivo de control de acceso Opak, un pequeño y discreto mecanismo que facilita el acceso por las puertas exteriores mediante Bluetooth para los usuarios y también de forma online para los gestores de las instalaciones.
Este sistema Opak se puede combinar con:
- Sistema Opak y Gateway para la persiana metálica de la entrada principal. El Gateway de Omnitec convierte las cerraduras electrónicas Bluetooth y los controles de acceso Bluetooth en dispositivos online, es decir, permite controlarlos en remoto desde un ordenador o un teléfono móvil.
- Sistema Opak conectado al cerradero eléctrico de puerta principal. Permite acceder a usuarios y gestores de las instalaciones.
- Sistema Opak con cerradero eléctrico en las puertas interiores de paso a zonas con acceso restringido, según los servicios contratados.
La gestión
La gestión de usuarios, dispositivos y apertura se realiza vía Bluetooth mediante la aplicación Rent&Pass de Omnitec, que permite la gestión en remoto mediante un Smartphone o tablet.
La propiedad envía llaves electrónicas a los usuarios para la puerta principal y para las zonas con acceso restringido, en función del nivel de servicios contratados.
Una de las grandes ventajas de este sistema es que el control online de la persiana de la puerta principal permite a la propiedad abrir y cerrar desde su casa según el horario de apertura del coworking. Es decir, no hace falta desplazarse para abrir la persiana.
Además, los dispositivos Bluetooth Omnitec permiten pasar de una gestión con App a una gestión con software de escritorio si se llega a un número elevado de usuarios que resulte demasiado farragoso gestionar desde la App.
El usuario
Los coworkers podrán abrir la entrada principal y las puertas interiores vía Bluetooth con la App. Así de sencillo para ellos.
Si gestionas un coworking y deseas obtener más información sobre este tipo de instalación, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo.