Hay varios momentos en los que la recepción de un hotel se pone a prueba, y uno de los más habituales es la llegada simultánea de un grupo numeroso. Un autobús con turistas, un equipo deportivo, los asistentes de un congreso o los participantes de un evento corporativo, por ejemplo.
En solo unos minutos, decenas de huéspedes llenan la recepción y esperan allí para recoger sus credenciales, acceder a sus habitaciones o resolver dudas. Mientras tanto, el personal intenta atenderles a todos con rapidez, evitando errores y manteniendo una buena atención.
¿El problema? Que una espera demasiado larga puede convertirse en la primera impresión que los huéspedes se lleven del establecimiento.
Pero, ¿cómo evitar las colas en la recepción del hotel sin tener que ampliar el equipo cada vez que llega un grupo? Una solución efectiva puede ser implantar un sistema de fast check-in en tu hotel, apoyado en una gestión de accesos ágil y conectada.
En este artículo te contamos en qué consiste esta forma de gestionar las llegadas y cómo puede ayudarte el ecosistema de soluciones de Omnitec.
El reto de gestionar la llegada de grupos al hotel
Cuando un grupo llega a un hotel, el ritmo habitual de la recepción cambia por completo.
Y es que en muy poco tiempo hay que comprobar todas las reservas, entregar las credenciales, resolver posibles incidencias y asegurarse de que cada huésped accede a la habitación correcta. Todo ello a la vez que siguen llegando clientes individuales y atendiéndose otras tareas.
Si además este proceso depende demasiado de acciones manuales, es fácil que aparezcan problemas como estos:
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Largas colas en la recepción del hotel.
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Esperas innecesarias para los huéspedes.
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Sobrecarga del personal.
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Errores en la asignación de accesos.
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Una experiencia de llegada menos satisfactoria.
Por eso, lo más inteligente es buscar formas de agilizar la recepción del hotel, sobre todo en temporada alta de ocupación. En este sentido, el fast check-in puede ser una gran solución.
¿Qué es el Fast Check-In en un hotel?
Aunque existen diferentes maneras de aplicarlo, el fast check-in en un hotel consiste, básicamente, en agilizar el proceso de entrada del huésped.
Es decir, facilitar la entrega de credenciales y simplificar la gestión de accesos para que la llegada resulte mucho más rápida y organizada, algo muy necesario cuando se producen muchas entradas simultáneas.
En otras palabras, se trata de conseguir que todo el proceso sea más fluido tanto para el personal del hotel como para los huéspedes.
Al final, cuanto menos tiempo pierda la recepción en tareas repetitivas, más tiempo podrá dedicar a ofrecer una atención personalizada a cada huésped cuando realmente haga falta.
Cómo ayuda Omnitec a agilizar el check-in de grupos en tu hotel
Para que el check-in de grupos en un hotel sea eficiente, es imprescindible que todos los elementos del sistema hotelero trabajen de forma coordinada.
En Omnitec hacemos esto posible gracias a un ecosistema que combina la gestión de credenciales con dispositivos de acceso conectados y otras herramientas que hacen más fácil el día a día de tu establecimiento.
El punto de partida es nuestro software de gestión de accesos OS Access, desarrollado bajo el enfoque de usabilidad OMNI UX para facilitar el trabajo del personal de recepción, sobre todo cuando hay que gestionar la llegada de un gran número de huéspedes en poco tiempo.
Además, dentro de OS Access se encuentra la función Fast Check-In, un procedimiento rápido que permite crear las credenciales de los huéspedes introduciendo únicamente dos datos. De esta forma, el equipo de recepción puede generar tarjetas MiFare, códigos numéricos o llaves Bluetooth de manera mucho más ágil y reducir el tiempo dedicado a cada llegada.
Una vez creadas, las credenciales pueden utilizarse con soluciones como nuestras cerraduras electrónicas EVO y OS SLIM, preparadas para trabajar online mediante gateways.
Además, la app UpKey amplía las posibilidades del ecosistema al ofrecer distintas funcionalidades según el perfil de usuario, tanto para empleados como para huéspedes.
¿Cómo funciona el Fast Check-In cuando llega un grupo al hotel?
Imagina que llega a tu hotel un grupo de 40 huéspedes. Aunque cada uno deba pasar por recepción para completar su llegada y recibir su credencial, tu equipo puede apoyarse en la función Fast Check-In de OS Access para agilizar esta tarea.
Solo hace falta introducir dos datos a cada huésped para crear su acceso. De esta forma, las credenciales se entregan muy rápido, sin que la recepción se convierta en un cuello de botella.
Además, al trabajar dentro del mismo ecosistema de accesos, el equipo puede gestionar las credenciales desde un entorno común y utilizarlas con nuestras cerraduras electrónicas del hotel. Y si el proyecto cuenta también con conectividad mediante gateways, se amplían las posibilidades de gestión online de los dispositivos.
Beneficios de una recepción de hotel eficiente
Cuando la gestión de accesos está bien organizada, los beneficios para el hotel son claros:
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Menos colas en los momentos de mayor afluencia.
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Menos carga de trabajo en recepción.
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Menor riesgo de errores al entregar credenciales.
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Una llegada más cómoda para los huéspedes.
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Una operativa más escalable para hoteles que reciben grupos con frecuencia.
Y es que una recepción de hotel eficiente no solo mejora la organización interna. También transmite una imagen mucho más profesional desde el primer contacto con el huésped.
Convierte la llegada de grupos en una experiencia mucho más fluida
En definitiva, gestionar la llegada de grupos a tu hotel no tiene por qué traducirse siempre en largas esperas o en una recepción desbordada.
Si decides implantar el fast check-in en tu hotel apoyándote en un ecosistema de accesos conectado, puedes agilizar la entrada de los huéspedes y facilitar mucho el trabajo a tu equipo.
En Omnitec te ofrecemos una solución completa para conseguirlo. Gracias a la función Fast Check-In de OS Access, la app UpKey y nuestras cerraduras electrónicas, puedes simplificar la creación y entrega de credenciales y ofrecer una experiencia de llegada mucho más rápida y organizada.
¿Tu hotel suele recibir grupos turísticos, asistentes a congresos o equipos deportivos? Contacta con Omnitec y descubre cómo podemos ayudarte a evitar colas y mejorar la operativa de tu recepción.